La fuerza a nivel de branding y relaciones comerciales que tiene la organización de un evento dentro de nuestro sector de actuación se puede medir a corto, medio y largo plazo. De hecho, es una de las acciones de marketing cuyos efectos más perduran en el tiempo si se ha desarrollado y comunicado en consonancia. Y es que comunicación y eventos son indisolubles si se pretende maximizar la inversión y alcanzar los objetivos establecidos a priori.
Por lo tanto, es imprescindible definir una estrategia de actuación que aúne cada uno de los pasos logísticos y de comunicación que garanticen el éxito de nuestro evento. Veamos cómo.
Objetivos del evento y su plan de comunicación
Ante un cometido tan especializado como es la organización y comunicación correcta de un evento, nadie mejor que una agencia de prensa para ejercer tal labor. El perfil técnico de la acción sin duda lo aconseja.
Sea como fuere, si una pequeña-mediana empresa se aventura por sus propios medios, ha de saber que la planificación comienza semanas antes del evento, y no concluye hasta semanas después de su finalización. Lo que conocemos como una evolución integral. Lisa y llanamente, analizar el acontecimiento desde todos sus ángulos, definir los objetivos y preparar la estrategia logística y comunicativa en torno al evento. Ello implica nuevas acciones post-evento y medir, siempre que sea posible, el impacto en cifras de la estrategia.
Tipos de eventos
La mayoría de eventos encajan en diferentes sectores profesionales, por lo que tan sólo hemos de identificar el más propicio según nuestros objetivos de comunicación e institucionales.
Reputación de marca (branding)
- Congresos/conferencias/convenciones
- Ruedas de prensa
- Eventos benéficos
- Eventos deportivos/culturales
- Eventos locales
- Entrega de premios
Networking
- Afterworks
- Ferias sectoriales
- Simposios/seminarios
- Entrega de premios
Captación de clientes (leads)
- Workshops/talleres
- Presentaciones productos/servicios
- Congresos/conferencias/convenciones
Desarrollo institucional
- Galas anuales, aniversarios, eventos navideños
- Actividades teambuilding
- Asambleas
Formación
- Jornadas formativas
Como apreciáis, la selección de eventos es amplia y la idiosincrasia de cada uno de ellos contiene singularidades que una buena planificación comunicativa ha de saber.
Plan integral de comunicación
Un error común en muchas empresas a la hora de desarrollar un evento corporativo o participar en uno de terceros, es que se confunde plan de comunicación con retransmisión del evento. En pocas palabras, sólo se concibe la comunicación del evento cuando se produce, obviando el periodo previo y el posterior al acontecimiento.
Comunicación y eventos van mucho más allá. Este grave error repercute en la concepción del acontecimiento por parte de los usuarios, así como en su alcance informativo. Un plan integral de comunicación debe recoger semanas antes de su puesta en largo, por supuesto una cobertura durante su transcurso completa, y por último una evaluación que sea el resultado de un ejercicio de monitorización lo más numérico posible. Tras todo ello, las conclusiones. ¿Se han alcanzado los objetivos marcados?
Puntos fuertes de todo plan de comunicación
– Análisis contexto
Apartado que debe incluir un pormenorizado análisis corporativo de la empresa para saber con qué recursos humanos y económicos se cuentan. Además, las necesidades a cubrir antes de la celebración del evento para evitar que ciertas debilidades imposibiliten el éxito del evento.
Este análisis nos permitirá fijar el presupuesto final en el que el evento y toda su estrategia de comunicación
– Participantes y roles
Determinar y definir el equipo que tendrá la responsabilidad de concebir y poner en liza el acto. Comunicación y eventos sólo tendrán sentido si el grupo humano que lo lleva a cabo conoce a la perfección su rol.
Además del organigrama interno, hay que detallar los agentes externos que jugarán un papel determinante (periodistas, personal de la sala, catering, invitados, artistas…). Nada puede quedar a la improvisación.
– Objetivos
Sin un objetivo u objetivos de empresa concisos, un evento y su comunicación no están completos. En el siguiente punto de este post veremos cuáles pueden ser.
Además de estas metas corporativas a alcanzar, el público objetivo al que nos dirigiremos es esencial. Conocer su perfil exacto nos ayudará a saber qué herramientas de marketing y comunicación emplear para contactarles.
– Mensaje, difusión y monitorización
Por último, trabajar qué tipo de mensaje y contenido vamos a compartir para seguir la línea del enfoque informativo escogido. Y elegir las herramientas para ello (notas de prensa, rueda de prensa, radio, web corporativa, publicidad SEM, publicidad en redes, email marketing, retransmisión streaming…).
Y hablando de herramientas, las que nos ayuden a monitorizar el evento y su rendimiento serán fundamentales. No todas las acciones que acometamos se podrán medir, pero el objetivo es que sí se pueda extraer información relevante de ellas para emitir un juicio objetivo sobre sus prestaciones.
Organizar un evento: objetivos corporativos
Algunos objetivos tangibles de organizar un evento son:
– Difusión y resonancia de la firma por medios offline y digitales
– Introducir un producto o servicio en el mercado
– Robustecimiento imagen corporativa en el sector (branding)
– Networking: fomento del diálogo y relaciones profesionales entre colegas y otros sectores
– Fidelización de cartera de clientes
– Captación de nuevos potenciales clientes.
– Credibilidad: Reconocimiento de aptitudes profesionales de la empresa
– Aporte de valor añadido al sector
Apuesta por la comunicación y los eventos para tu marca
Saber comunicar es el camino más corto y fiable para trabajar todos los aspectos de una marca corporativa. Aplicable igualmente a la organización de eventos, un buen plan de comunicación sabrá generar altas expectativas e despertar interés del público en nosotros. De este modo, actuarán como prescriptores de la marca y llevarán el mensaje mucho más allá, gracias a sus círculos sociales y profesionales.
Comunicación y eventos de la mano son, por tanto, acciones encaminadas al éxito empresarial de quien los plantee. Pero aquí un consejo: han de ser profesionales de la información, marketing y organización de eventos los que tracen la ruta a seguir y desarrollen la estrategia. De otro modo, se corre el riesgo de no acertar en la consecución de objetivos y malgastar un presupuesto valioso.
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